Guide organisateur
Version du 2 septembre 2026 — Pokea Group
Ce guide couvre l'intégralité de l'espace organisateur INVYTI : création de compte, création et paramétrage d'un événement, invités, envoi, rappels, impression, contrôle d'accès et statistiques. Il est écrit pour que vous puissiez l'utiliser seul, sans assistance, du premier événement jusqu'au jour J.
Sommaire
INVYTI n'a pas d'inscription publique : votre compte est créé manuellement par Pokea Group après un premier contact (WhatsApp depuis la page de prix, ou directement). Vous recevez un e-mail identifiant et un mot de passe temporaire, affiché une seule fois — s'il est perdu avant d'être noté, il faut en redemander un nouveau.
Depuis la liste des événements, cliquez « + Nouvel événement ». Cinq catégories sont proposées : Mariage, Funérailles, Anniversaire, Réunion, Conférence. Chacune pré-remplit intelligemment le programme, le ton des textes, les sections visibles, et le thème visuel suggéré — rien n'est figé, tout reste modifiable ensuite dans Réglages.
Le préréglage vous demande une seule information (par exemple les noms des mariés) et construit l'événement automatiquement : titre, hôte(s), programme type, questions RSVP adaptées, et pour les funérailles spécifiquement — un ton sobre sans emoji ni formulation festive, une enveloppe d'ouverture désactivée, et un programme neutre sur le plan confessionnel (Veillée, Recueillement, Levée du corps, Cérémonie, Inhumation, Recueillement et repas de deuil).
Onglet Réglages de votre événement. Voici à quoi sert chaque champ :
| Champ | À quoi ça sert |
|---|---|
| Type d'événement | Texte libre affiché en haut de l'invitation (« Mariage », « Mariage Coutumier », « Gala annuel »…). Sert aussi de repère pour vous, sans effet technique caché. |
| Thème visuel | emeraude · noir-or · bordeaux · nuit · blush — couleur dominante de l'invitation numérique et par défaut de l'impression. |
| Hôte 1 / Hôte 2 | Noms affichés en grand. Hôte 2 facultatif — laissez vide pour un anniversaire, une réunion ou une conférence. |
| Noms de famille | Ligne discrète sous les prénoms (ex. « Lofandjola · Tshomba »), utilisée sur l'invitation imprimée complète. Facultatif. |
| Date / Heure d'arrivée / Heure de fin | Pilotent l'affichage, les rappels automatiques et l'agenda proposé aux invités. |
| Date limite de réponse | Affichée aux invités ; n'empêche pas techniquement une réponse tardive sauf si l'option correspondante est activée. |
| Langue par défaut | fr ou en — chaque invité peut avoir sa propre langue lors de l'import. |
| WhatsApp d'assistance | Numéro affiché aux invités en cas de question, indicatif pays inclus, sans le signe +. |
| Texte d'introduction | Paragraphe d'accueil sur l'invitation numérique et complète. |
| Lieu / Adresse / Lien Google Maps | Affichés aux invités avec un bouton d'itinéraire si le lien est renseigné. |
| Photo principale | URL https d'une image — pas d'hébergement de fichier intégré à ce jour, il faut héberger la photo ailleurs et coller le lien direct. |
| Programme | Une ligne par étape, format « 19:00 Accueil des invités ». Réordonnez en réécrivant les lignes. |
| Questions aux invités | Une ligne par question. « Libellé*: option1, option2 » pour un choix (l'étoile rend la réponse obligatoire), « Libellé: texte » pour une réponse libre. |
| Dress code / précision | Affiché aux invités. Laissez vide pour l'omettre entièrement. |
| Titre / texte cadeaux | Section « cadeaux » de l'invitation — laissez les deux vides pour la masquer complètement (funérailles, réunions professionnelles). |
| Mobile money | Numéro facultatif affiché dans la section cadeaux si renseigné. |
| Signature en bas de page | Par défaut « INVYTI » — modifiable si vous voulez votre propre marque en pied de page. |
| Enveloppe animée à l'ouverture | Effet d'ouverture façon enveloppe scellée sur l'invitation numérique. À désactiver pour un ton sobre. |
| Afficher la table | Montre le numéro de table à l'invité sur sa page d'invitation. |
| Livre d'or | Active la possibilité pour l'invité de laisser un message. |
| Accepter les réponses tardives | Autorise un RSVP après la date limite affichée. |
| Ton festif | Coché par défaut. Décochez pour retirer l'emoji 🎉 et la formulation festive des rappels — pensé pour les funérailles ou tout événement sobre. |
| Statut | Effet |
|---|---|
| Brouillon | Filigrane « APERÇU » visible par l'invité. Pour préparer sans encore diffuser. |
| Aperçu | Identique au brouillon côté invité — les deux affichent le filigrane. |
| Actif | Filigrane retiré, invitation « propre ». Sur certaines configurations, l'activation nécessite une validation par Pokea Group après règlement. |
| Archivé | Liens fermés aux invités. Utilisez ce statut après l'événement plutôt que de supprimer les données. |
Onglet Importer. Collez une ligne par invité, colonnes séparées par point-virgule : Nom ; Téléphone ; Table ; Places ; Catégorie ; Langue (fr/en). Seul le nom est obligatoire. Un modèle CSV téléchargeable est disponible dans l'onglet.
Onglet Invités : recherche par nom/table/téléphone/code, modification en place, annulation d'une entrée déjà scannée, suppression (invalide définitivement le lien de cet invité).
Onglet Envoyer. Chaque lien est personnel et contient le nom, la table et le QR de l'invité. Un clic ouvre WhatsApp avec un message pré-rédigé, adapté à la langue de l'invité. Filtres disponibles : tous, sans réponse (pour relancer), lien jamais ouvert.
Deux mécanismes complémentaires, onglet Rappels :
Paliers fixes : J-30, J-15, J-7, J-3, J-2, veille. Envoyés une seule fois par palier, uniquement aux invités ayant renseigné un e-mail et n'ayant pas répondu « absent ».
Envoie un rappel immédiatement, même hors palier. Limité à 2 déclenchements par jour et par événement, pour éviter de solliciter excessivement vos invités.
Onglet Cartes. Trois formats, pour trois usages différents :
| Format | Usage |
|---|---|
| Carte d'accès | Badge compact, 4 par page A4. Pensé pour un contrôle d'entrée rapide chez des invités sans smartphone — pas destiné à remplacer l'invitation elle-même. |
| Invitation complète | Une page A4 par invité, reproduit une vraie carte d'invitation avec le QR intégré — pour remplacer entièrement l'invitation numérique. |
| Combiné | Invitation condensée en haut, badge en bas, une seule page A4 à découper. |
Cinq modèles de couleur sont proposés pour les formats « invitation » (émeraude, noir & or, bordeaux, nuit, blush).
Onglet Portes. Créez un lien scanner par poste de contrôle — fonctionne sur n'importe quel téléphone, y compris hors réseau, avec synchronisation automatique au retour de connexion. Le lien n'est affiché qu'une seule fois : transmettez-le immédiatement, jamais par un canal public. Un poste compromis se révoque en un clic, sans affecter les autres.
Chaque QR est signé numériquement avec une clé secrète propre à votre événement, jamais transmise à un invité. « Régénérer les QR » (bas de Réglages) invalide tous les billets déjà imprimés en cas de doute sérieux sur une fuite — les invités doivent alors rouvrir leur lien.
Contactez Pokea Group via le numéro WhatsApp fourni à l'activation de votre compte, ou via la page de prix pour toute nouvelle demande.